Addendas en tus facturas ¿Qué son y por qué las necesitas?

Probablemente, alguno de tus clientes te ha solicitado una addenda en sus facturas o estás considerando implementarla en tu negocio, pero no sabes por dónde empezar. ¡No te preocupes! Aquí te explicamos de manera sencilla qué es una addenda, para qué sirve, cómo crearla y cómo agregarla correctamente en el CFDI 4.0.

¿Qué es una addenda?

La adenda, addenda del latín que es ‟lo que ha de añadirse”, se define como un documento que se adjunta a otro documento para modificar, aclarar o añadir información a un contrato o acuerdo ya existente. Es una hoja extra para ajustar ciertos términos sin tener que redactar un nuevo documento desde cero o cambiar la estructura inicial.

¿Para qué sirve una addenda en la facturación?

En la facturación electrónica, la addenda es un anexo informativo que se añade con el objetivo de incluir información adicional para efectos administrativos internos.

Este es el caso de grandes empresas o cadenas comerciales, que muchas veces necesitan una addenda en las facturas para agregar datos como:

• Número de orden de compra
• Código de proveedor
• Datos de contacto
• Información específica para la gestión comercial interna de la empresa

¿Cuándo se necesita hacer una addenda?

Cuando el cliente o el negocio que necesita facturar tiene altos volúmenes de compra y procesos internos bien definidos. Normalmente, se trata de empresas como supermercados, constructoras, tiendas departamentales, tiendas e-commerce o corporativos. En México algunos ejemplos de empresas que requieren addendas son:

• Liverpool
• Soriana
• Heb
• Walmart
• Amazon
• Coppel
• Y muchos otros comercios, tanto con puntos de venta físicos como digitales.

¿Cómo hacer una addenda? Ejemplo

1. Identifica los datos requeridos

Tu cliente te indicará qué información debe contener la addenda. Puede incluir datos como número de orden de compra, código de proveedor, sucursal de entrega, etc.

2. Válida el formato XML

La addenda debe incorporarse en el CFDI, pero fuera de los nodos fiscales. Se coloca después de la sección <Complemento> dentro del archivo XML de la factura.

Algunas empresas agregan la información extra en el formato PDF de la factura, en un apartado especial o en un archivo adjunto en Excel o Word, junto con la factura en XML y PDF. Sin embargo, es recomendable incluir la addenda dentro del CFDI para evitar confusiones y que sea más formal su manejo. 

¿Cómo agregar una addenda a tu factura?

Para agregar una addenda en tu CFDI desde el Servicio gratuito de facturación del SAT, debes adjuntar los datos en archivo XML dando clic en el botón ‟Agregar Addenda”. 

¿La addenda afecta la validez fiscal de mi factura?

No, la addenda no altera la validez fiscal de la factura porque es información extra con fines administrativos. El CFDI sigue siendo válido ante el SAT, siempre y cuando cumpla con los elementos obligatorios mencionados en los artículos 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación.

Las addendas pueden ayudar a cerrar ventas con esos clientes que llevan un control interno especial y a tu negocio para mantener un sistema ordenado de tu comercio. Recuerda preguntarle al cliente o establecer un formato de datos prioritarios en la addenda para evitar errores.