Emprendimiento

Análisis de costos para Pymes (Guía completa)

Alondra Garduño|
25 abril 2025

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¿Qué es el análisis de costos?

El análisis de costos es una evaluación que tiene el objetivo de identificar y clasificar todos los gastos que se generan para crear un producto o prestar un servicio. Es necesario para determinar precios finales de venta certeros y que aseguren la rentabilidad de un negocio a corto y largo plazo.

Tipos de costos a considerar

Todos análisis de costos debe incluir las diferentes tarifas que se pueden aplicar dependiendo la situación:

Costos fijos: Aquellos que no cambian y son imprescindibles, sin importar cuánto produzcas o vendas. Por ejemplo: la renta del local, el pago de nómina, servicios.
Costos variables: Dependen directamente del nivel de producción o ventas. Por ejemplo: materia prima, empaque, comisiones por venta.
Costos directos: Están ligados directamente a la elaboración de un producto o servicio (como los materiales).
Costos indirectos: Son necesarios para operar, pero no se asignan directamente a un producto (como la luz o el internet).

Profundiza más en los tipos de costos de producción en nuestro blog: Aprende a calcular los costos de producción para tu negocio.

¿Para qué sirve el análisis de costos?

Principalmente, para definir precios de venta correctos, pero también sirve para identificar áreas de oportunidad de reducción de costos u optimización de recursos que ayuden a mejorar tus ganancias y tomar decisiones informadas.

Beneficios de hacer un análisis de costos en tu negocio

Aumenta tu competitividad. Sabes cómo establecer precios atractivos sin perder calidad ni rentabilidad.
Optimiza el pago de impuestos. Teniendo mapeados y categorizados gastos deducibles y no deducibles para reducir tu carga fiscal.
Fortalece tu flujo de efectivo. Al planificar tus costos detalladamente, evitas los gastos sorpresa que limitan tu liquidez o te hacen recurrir a financiamiento con intereses.
Proyecta tu crecimiento. Cuando tienes claro cuánto cuesta crecer (más producción, más personal, nuevos canales), puedes hacerlo de manera sostenible y progresiva.

¿Cómo se hace el análisis de costos?

Primero que nada, se crea un documento maestro en hojas de cálculo o procesadores de texto para hacer análisis periódicos de los costos y tener antecedentes de referencia. Estos serían los pasos para hacer un análisis de costos inicial:

Identifica todos tus costos y clasifícalos

Haz una lista de cada uno de tus gastos o costos de producción, es decir, todo lo que tenga que ver con tu operación y su mantenimiento. Es importante que no dejes nada decisivo para la producción fuera y que hagas categorías principales y secundarias para tus gastos:

Categoría principal	Subcategoría
Costos fijos	Renta Sueldos fijos Servicios Licencias o software Mantenimiento Financiamiento
Costos variables	Materia prima Empaque Comisiones Logística Energía variable Mano de obra por producción
Costos directos	Materiales directos Mano de obra directa Costos por unidad
Costos indirectos	Sueldos administrativos Publicidad y marketing Servicios externos Papelería y oficina Costos financieros
Costos operativos	Transporte interno Reparaciones menores Capacitación Viáticos

Puedes hacer las categorías y subcategorías que creas necesarias y con el enfoque que desees, otra forma muy útil de clasificar los costos en tu análisis es según su función o área dentro de tu negocio, para entender en qué se usa cada gasto y cómo contribuye a la operación general de la empresa:

Producción o servicio
Administración
Ventas y marketing
Finanzas y cumplimiento
Crecimiento y desarrollo

Tip: Una herramienta como docDigitales, te ayuda registrar y clasificar cada gasto, para después descargar tus reportes mes con mes (o el periodo que prefieras) e integrarlos en tu análisis fácilmente.

Conoce más

Calcula el costo total

Ya que tienes tus costos en categorías, suma todos para conocer cuánto te cuesta operar en un periodo (mensual, trimestral o anual, según te convenga).

Costos fijos + Costos variables = Costo total

Calcula el costo por producto o servicio (unidad)

Una vez que se tiene el costo total de producción, ahora es necesario calcular el costo por producto o servicio unitario. Para hacerlo, divide tus costos (especialmente los directos y una parte proporcional de los indirectos o los que estén en la parte superior de tu clasificación) entre la cantidad de productos o servicios que ofreces.

Costo total / Unidades producidas = Costo por unidad

Compara con tus precios de venta

Antes de pasar al análisis de costos es importante que conozcas tu utilidad por unidad para saber cuánto estás ganando realmente y si es viable. Para ello, resta el costo de tu producto al precio que estás cobrando.

Precio de venta − Costo por unidad = Utilidad bruta

Ejemplo:

Precio de venta: $70
Costo por unidad: $40

70 − 40 = 30

Con este dato y el precio de venta, puedes calcular el margen de la utilidad bruta de tus productos y servicios, con el mismo fin de saber si son rentables o no, pero ahora con una cifra en porcentaje:

(Utilidad por unidad / Precio de venta) x 100 = Margen de utilidad

Analiza y haz los ajustes necesarios

Finalmente, realiza tu análisis comparando tus costos con los de la competencia y respondiendo las siguientes preguntas:

¿Estoy ganando lo suficiente?
¿Puedo reducir algún costo sin afectar la calidad?
¿Debo ajustar precios?
¿Qué productos o servicios dejan más ganancia?
¿Qué áreas gastan más?

También, puedes definir tu punto de equilibrio, que es la cantidad de unidades que tienes que vender para cubrir solo tus costos, y puede ser tu base para optimizarlos y ganar más de lo estrictamente necesario:

Costo total / (Precio de venta unitario – Costo por producto o servicio) = Punto de equilibrio

Ejemplo:

Tu costo total de producción es $50,000, tu precio de venta $70 y el costo por producto o servicio $40, el punto de equilibrio resultante sería:

50,000 / (70 – 40) = 1, 666.66 unidades

Te recomendamos hacer este análisis al menos una vez cada trimestre, incluyendo todos los indicadores, datos y límites por alcanzar que creas importantes. Recuerda que los costos cambian, y lo que hoy es rentable, mañana podría no serlo.

Usa tu facturación para analizar tus costos

Si emites tus facturas con docDigitales, ya tienes buena parte del trabajo hecho. Con nuestra plataforma se hace un seguimiento de cada venta, cliente, proveedor y gasto y en dos clics puedes generar reportes de ventas y finanzas con datos clave para analizar tus costos.