Cancelación de facturas: Todo lo que debes saber

Cancelar una factura electrónica es un procedimiento que debe realizarse siguiendo las reglas del Servicio de Administración Tributaria (SAT). En esta guía, abordaremos qué implica la cancelación de una factura, los tipos de cancelación del CFDI 4.0, las reglas vigentes, las multas asociadas y cómo cancelar facturas de ejercicios anteriores de forma correcta.

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¿Qué implica la cancelación de facturas?

La cancelación de una factura electrónica ocurre cuando, por error o necesidad, el documento emitido deja de ser válido ante el SAT. Desde enero de 2022, las disposiciones del SAT requieren que este procedimiento se lleve a cabo formalmente y con la debida justificación. Es obligatorio especificar el motivo de cancelación y, en algunos casos, obtener la autorización del cliente para proceder.

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Tipos de cancelación de facturas

De acuerdo con la legislación vigente del CFDI 4.0, existen 4 motivos por los cuales se podría cancelar una factura: 

Motivo 01 – Factura con relación emitida con errores.

Este motivo aplica cuando emites una factura al cliente correcto pero contiene errores de llenado y debe ser sustituida y relacionada con una nueva. Por ejemplo, errores en el precio unitario, descuentos mal aplicados, cambios en la fecha de emisión o cualquier otro error relacionado con los datos de la factura.

Motivo 02 – Facturas sin relación emitidas con errores

Se utiliza cuando emites la factura al cliente incorrecto. En estos casos no es necesario relacionar la factura cancelada con una nueva ya que se trata de un cliente completamente diferente y no es posible generar una conexión entre facturas.

Motivo 03 – Factura de una operación que no se llevó a cabo

Este motivo es aplicable cuando la operación que originó la factura no se realizó. Por ejemplo, si un cliente solicitó la factura para programar un pago, pero finalmente la compra no fue aprobada o no se concretó.

Motivo 04 – Operación nominativa relacionada en una factura global

Este procedimiento se aplica cuando has emitido una factura global y posteriormente un cliente solicita una factura nominativa individual. En este caso, debes cancelar la factura global original, generar la factura nominativa requerida y emitir una nueva factura global que excluya el importe correspondiente a la factura nominativa solicitada.

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Reglas para cancelación de facturas

• Plazo límite: Las facturas deben cancelarse dentro del mismo ejercicio fiscal en el que fueron emitidas.
• Motivos de cancelación: Al cancelar un CFDI 4.0, es obligatorio indicar el motivo y relacionar el folio de la factura que sustituye a la cancelada, en los casos que aplique. 
• Aceptación del receptor: En muchos de los casos se requiere la autorización del receptor. Sin embargo, también existen situaciones donde se puede realizar una cancelación directa. 

¿En qué casos se puede realizar una cancelación directa?

• Cuando la factura se realizó por un monto menor a $5,000 MXN.
• Cuando es concepto de nómina, egreso o traslado.
• Para RIF.
• Cuando son facturas a “Público en general” (Motivo 04).
• En caso de ser residente en el extranjero.
• Cuando se quiere cancelar una factura con un monto mayor o igual a $5,000 MXN con menos de 72 horas de haber sido generado.

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Multas por cancelación de facturas

El incumplimiento de las reglas y motivos de cancelación puede generar sanciones económicas importantes:

1. Multas por cancelaciones extemporáneas: Si la factura se cancela fuera del plazo permitido, el SAT puede imponer multas que van del 5% al 10% del monto total de la factura.
2. Multas por omisiones en los motivos de cancelación: No indicar el motivo correcto o no relacionar el CFDI de sustitución puede derivar en multas adicionales a la mencionada en el punto anterior.
3. Multas por afectar al receptor: Si la cancelación genera un impacto fiscal para el receptor, el emisor puede enfrentar sanciones específicas demandas por el cliente.

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¿Cómo cancelar facturas de ejercicios anteriores?

La cancelación de facturas de ejercicios anteriores implica un proceso más complejo que el habitual, pero es posible realizarlo. Para comenzar, es fundamental que consideres lo siguiente:

1. Buzón tributario activo: Este medio es el canal oficial de comunicación con el SAT, a través del cual los contribuyentes reciben respuestas a las solicitudes que han interpuesto.
2. Justificación: Es necesario presentar una solicitud formal al SAT, explicando el motivo de la cancelación y los documentos que justifican el error.
3. Declaración complementaria: Es necesario presentar la declaración con la corrección de los montos correspondientes a la factura cancelada dentro del mismo mes en que se realizó la cancelación.
4. Emitir facturas de corrección: Dependiendo del caso, puede ser necesario emitir un nuevo CFDI que reemplace al anterior.
5. Revisa la información: Asegúrate de seguir todos los lineamientos actuales para evitar sanciones adicionales.

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¿Cómo realizar la cancelación de una factura?

Este proceso puede variar dependiendo del Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) que utilices o si empleas el facturador gratuito del SAT. En docDigitales, simplificamos este proceso gracias a nuestras herramientas intuitivas y siempre actualizadas para gestionar tus CFDI. Además, contamos con un equipo de servicio al cliente excepcional, siempre dispuesto a asistirte en cada paso de tus procesos de facturación.

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