¿Qué es la contabilidad electrónica en el SAT?

A partir del 2011, en México se inició la transición en la contabilidad de archivos de papel a archivos y facturas digitales. Comenzó la contabilidad electrónica y se convirtió en una obligación para todos los contribuyentes mexicanos.

¿Qué es la contabilidad electrónica?

La contabilidad electrónica es un sistema mediante el cual los registros, asientos y documentos contables se llevan y almacenan en formatos electrónicos, sustituyendo a los documentos en papel. 

En México, esta modalidad de contabilidad conlleva la obligación de registrar las transacciones financieras y enviarlas al SAT por medio de formatos XML.

Tip: Lleva tu contabilidad electrónica al día y sin complicaciones. Con nuestro software contable, tienes todos tus registros en un solo lugar, listos para cumplir todas las obligaciones fiscales.

Fundamentos de la contabilidad electrónica

La contabilidad electrónica no solamente es una nueva práctica, sino que también es una obligación fiscal respaldada por la ley y las siguientes normativas mexicanas:

• Artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF)

Obliga a llevar la contabilidad en medios electrónicos, incluyendo su resguardo y envío al SAT.

• Reglas Misceláneas Fiscales (RMF), capítulo 2.8.1

Define los lineamientos para el envío de información contable digital por medio del Buzón Tributario del SAT.

• Artículo 86 de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR)

Exige que los contribuyentes mantengan registros contables electrónicos que respalden sus deducciones.

¿Quiénes están obligados a llevar la contabilidad electrónica?

Las leyes indican que cualquier contribuyente está obligado, no importa su tamaño, giro y régimen empresarial. Pero el SAT presta especial atención a las siguientes personas:

Consejo: Aunque lleves la contabilidad de una persona física o moral que se encuentre exenta, te recomendamos tener toda la contabilidad electrónica. Simplifica tu gestión contable con docDigitales Conta

¿Qué archivos se deben presentar ante el SAT?

Por medio del Buzón Tributario, los contribuyentes están obligados a enviar los siguientes archivos en formato XML como parte de la contabilidad electrónica:

Catálogo de cuentas

Debe de entregarse anualmente y debe de incluir todas las cuentas que el contribuyente utilice en todos sus niveles y estar conforme a la normativa del anexo 24 de la resolución miscelánea fiscal.

Nota: Se debe enviar en enero del año en curso.

Balanza de comprobación

Esta incluye los saldos iniciales y finales, así como los movimientos del periodo de todas las cuentas contables: activo, pasivo, capital, resultados y cualquier cuenta adicional o relacionada.

Se debe de enviar mensualmente a más tardar el día 5 del mes (dependiendo del tipo de contribuyente).

Tipo de contribuyente	Periodicidad	Fecha límite
Personas Morales	Mensual	Día 3 del mes inmediato posterior
Personas físicas	Mensual	Día 5 del mes inmediato posterior
Personas Morales con periodo preoperativo	Trimestral	Día 3 del mes siguiente al trimestre
RESICO Personas Físicas	Exento	No aplica

Información de pólizas y auxiliares

Estas pólizas solo se envían si el SAT las requiere, puede ser para auditorías, revisiones o simplemente validar devoluciones o compensaciones. 

Dentro de los auxiliares nos referimos a 3 tipos de pólizas:

• Auxiliar de pólizas.
• Auxiliar de folios
• Auxiliar de cuentas

Importante: Los documentos deben enviarse en archivos XML dentro de un ZIP comprimido y firmados con la e.firma (fiel) vigente por medio del buzón tributario o el portal del SAT.

¿Cómo nombrar los archivos para enviarlos al SAT?

Todos los archivos que se envían a través del Buzón Tributario deben seguir una estructura específica en el nombre del archivo. Esto aplica especialmente para los tres documentos que te hemos mencionado anteriormente y son clave en la contabilidad electrónica:

Tip: Válida los documentos antes de enviarlos al SAT, con el Validador de Forma y Sintaxis de Documentos Digitales.

¿Qué pasa si no se cumple con la contabilidad electrónica?

• Multas de $5,000 a $15,000 por mes de omisión
• Rechazo de deducciones por falta de documentación comprobatoria
• Suspensión del Certificado de Sello Digital (CSD), que impide emitir facturas
• Requerimientos por parte del SAT.

Para que esto no te pase, utiliza un software contable como docDigitales Conta para asegurarte de enviar todos los documentos conforme a los lineamientos fiscales y en tiempo.

Cumple con la contabilidad electrónica

Cumplir con la contabilidad electrónica no tarea compleja, lo importante es tener las herramientas necesarias: la e.firma, el Sello Digital de la empresa y un software contable que genere los archivos XML.

En DocDigitales Conta te ayudamos a que este proceso sea más simple, seguro y alineado con las disposiciones fiscales vigentes en México, conoce más sobre nuestro software

¿Tienes dudas? Agenda una demo y descubre cómo te podemos ayudar