Optimiza la gestión de las cuentas por cobrar

¿Te preocupa que los retrasos en las cuentas por cobrar  afecten el crecimiento de tu empresa? Una gestión eficiente de estas cuentas es crucial para mantener un flujo de caja saludable y evitar problemas financieros en el futuro.

¿Qué son las cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar, también conocidas como “créditos comerciales”, son las cantidades de dinero que una empresa tiene derecho a recibir por parte de sus clientes por las ventas a crédito y representan un activo dentro del balance general.

Está regulada por la Norma de Información Financiera (NIF) C-3, que dictamina las disposiciones y leyes de las cuentas por cobrar.

Tipos de cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar se clasifican por distintos criterios; según su origen, plazo y naturaleza del cobro, y se categorizan de la siguiente manera:

Cuentas por cobrar comerciales

Son cuentas provenientes de la venta a crédito de un bien o servicio. Representan un derecho de cobro y se relacionan con una nota de crédito, como puede ser:

• Venta de mercancía de mayoreo con un plazo de pago de 30 días.
• Servicio de mantenimiento con un plazo de pago de 15 días.
• Suscripción de un software contable con plazo de pago cada 30 días.

Documentos por cobrar

Son cuentas por cobrar respaldadas por un documento por cobrar formal (pagaré, letra de cambio) que establece un compromiso de pago en una fecha determinada y con intereses, ejemplo:

• Una constructora firma un pagaré por $100,000 a 90 días con un interés del 5% anual.

Cuentas por cobrar a empleados

Son adelantos de sueldo o préstamos que la empresa otorga a sus colaboradores, y deben ser pagados. Ejemplos:

• Un empleado solicita un anticipo de sueldo de $1,500 para gastos médicos, que será descontado de su próximo salario.
• La empresa otorga un préstamo para compra de equipo, con un pagaré a 6 meses.

Cuentas por cobrar a socios o accionistas

Son préstamos o retiros que los dueños o socios hacen de la empresa y que deben ser integrados nuevamente, ejemplo:

• Un socio pide retirar $20,000 para un gasto personal, comprometiéndose a devolverlo en 3 meses.

Cuentas por cobrar por arrendamiento o alquiler

Son cuando la empresa renta un inmueble, maquinaria o equipo y el arrendatario debe pagos, ejemplo:

• Una empresa de marketing digital renta una nueva oficina, pero debe 1 mes de renta.

Cuentas por cobrar por siniestros o seguros

Ocurren cuando una empresa tiene un derecho de cobro por una indemnización de seguro (ejemplo: daños a inventario, accidentes, etc.). Un ejemplo es:

• El camión de una empresa de logística sufrió un accidente y la aseguradora debe pagar $80,000 por daños, pero el proceso tarda 45 días hábiles.

Cuentas por cobrar a corto y largo plazo

Son cuentas por cobrar que se clasifican según el plazo de pago y suelen cobrar intereses, ejemplo:

• Corto plazo: Menor a 1 año 
• Largo plazo: Mayor a 1 año

Diferencia entre cuentas por cobrar y cuentas por pagar

Te recomendamos leer: Documentos por cobrar ¿Qué son y cómo optimizar su gestión?

Rotación de cuentas por cobrar

Este es un indicador que permite medir la frecuencia con la cual la empresa convierte sus deudas en efectivo (es decir, los clientes pagan sus deudas a crédito) durante un periodo determinado y se calcula bajo la siguiente fórmula:

Rotación = Ventas a crédito  ÷ Promedio de cuentas por cobrar

Un índice alto nos indica que los cobros se realizan de manera rápida y efectiva (buena gestión), mientras que un índice bajo es señal de que los pagos tardan tiempo en llegar y puede verse afectada la liquidez de la empresa.

Si deseas saber cuántos días en promedio la empresa tarda en cobrar, también puedes aplicar esta otra fórmula:

Periodo Promedio de Cobro (PPC)= 365 ÷ Rotación

Ejemplo de cuentas por cobrar

La mueblería “Al costo” vende muebles a crédito y en el 2024 tuvo un total de ventas anuales a crédito de $500,000 y un promedio de cuentas por cobrar de $50,000

Rotación = 500,000 ÷ 50,000 = 10

La rotación es igual a 10, lo que significa que la mueblería cobra sus cuentas 10 veces en 12 meses, y para sacar el PPC:

PPC = 365 ÷ 10 = 36.5

El resultado de este ejercicio indica que tarda aproximadamente 36 días en recuperar sus cuentas por cobrar.

Si deseas saber más a cerca de la liquidez de tu empresa, lee sobre las razones financieras

Buenas prácticas para la administración de cuentas por cobrar

La correcta gestión de las cuentas por cobrar es fundamental para mantener una buena salud financiera de las empresas. Te compartimos unos tips para que puedas realizar esta gestión correctamente:

• Establece políticas de pago claras

Define términos de pago claros y comunícaselos a tu cliente, incluye plazos de pago, métodos aceptados, descuentos por pronto pago, intereses y penalizaciones por pago tardío.

• Verifica el historial crediticio de tu cliente

Investiga en buró de crédito a tu cliente y establece montos máximos y mínimos según el perfil de tu cliente.

• Automatiza la gestión de cobros 

Utiliza software como docDigitales que te ayuda a la automatización de facturación, seguimiento y recordatorios de pagos. 

• Mantén una comunicación clara

Promueve una comunicación transparente para poder resolver problemas de pago e inconvenientes, manteniendo una relación comercial saludable.

• Establece KPI’s de pago

Define y controla los KPI ‘s de pago, como el DSO (Días de Ventas Pendientes de Cobro), para medir la eficiencia en la gestión de cuentas por cobrar y ajustar las estrategias de cobro necesarias.