Documentos por cobrar ¿Qué son y cómo optimizar su gestión?

Los documentos por cobrar son clave si tu empresa ofrece crédito o pagos diferidos. Te explicamos qué son, los tipos que existen, su importancia contable y cómo administrarlos eficientemente.

¿Qué son los documentos por cobrar?

Los documentos por cobrar son registros legales, como facturas o pagarés, que sustentan el adeudo de un cliente y el pago que tiene que recibir la empresa. Por lo tanto, son comprobantes que acreditan una deuda a corto o largo plazo. 

Estos documentos se crean cuando una empresa vende bienes o servicios a crédito, otorga un préstamo o realiza cualquier transacción en la que el pago no se efectúa de inmediato, sino en una fecha futura acordada.

Tipos de documentos por cobrar (ejemplos)

En México, los documentos por cobrar se rigen bajo el Código de Comercio y la Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito (LGTOC). Aquí tienes una tabla con los principales tipos de documentos por cobrar, sus características y ejemplos:

Tipo	Descripción	Fundamento legal	Ejemplo	Plazo
Letras de cambio	Orden escrita en la que una persona (librador) exige a otra (librado) el pago de una cantidad en un plazo determinado.	Art. 76-169 LGTOC.	Un proveedor emite una letra de cambio a un cliente con pago en 60 días.	Corto o largo plazo.
Pagarés	Promesa incondicional de pago en la que el deudor se compromete a pagar a una persona o empresa en una fecha futura.	Art. 170-174 LGTOC.	Un empresario firma un pagaré para liquidar una deuda en 90 días.	Corto o largo plazo.
Facturas por cobrar	Documento fiscal que detalla una venta a crédito con un plazo de pago acordado.	Código Fiscal de la Federación (CFF) y Miscelánea Fiscal.	Una empresa emite una factura electrónica (CFDI) con método de pago PPD.	Corto plazo.
Cheques por cobrar	Orden de pago dirigida a un banco para que pague una cantidad específica a una persona o empresa.	Art. 175-207 LGTOC.	Un cliente paga con un cheque postfechado para cubrir su deuda.	Corto plazo.
Títulos de crédito	Documentos financieros negociables que representan un derecho de cobro (bonos, certificados, etc.).	Art. 5-22 LGTOC.	Una empresa adquiere un bono que podrá cobrar en un año.	Largo plazo.

¿Qué es ‟documentos por cobrar” en contabilidad?

En contabilidad, los documentos por cobrar hacen referencia a los títulos de crédito o cuentas de cobro que suman en el balance general. El contador responsable de la contabilidad de una empresa, se encarga de clasificarlos y documentarlos en el catálogo de cuentas o libro mayor, crear un calendario de vencimiento, enviar recordatorios a los clientes y realizar el seguimiento de cada abono hasta la liquidación. 

¿Documentos por cobrar es activo o pasivo? 

Debido a que los documentos por cobrar establecen que se recibirá dinero en una o varias exhibiciones en el futuro, son considerados activos circulantes. Esto significa que, se convierten en efectivo para la empresa en un periodo de tiempo corto (menor a un año). 

¿Cómo gestionar los documentos por cobrar? 

Paso 1: Establecer políticas de crédito

Para minimizar el riesgo de impagos, es esencial contar con políticas de crédito claras, evaluando a los clientes antes de otorgar el crédito y definiendo límites y términos de pago (30, 60, 90 días) de manera transparente y clara.

Paso 2: Registro contable

El siguiente paso en la gestión de los documentos por cobrar es su correcta emisión y registro contable en el libro mayor como activo circulante. Esto implica emitir facturas de acuerdo con los artículos 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación, pagarés, letras de cambio y otros documentos de cobro según la Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito (LGTOC) .

Paso 3: Clasificación y seguimiento de cobro

Una vez emitidos, los documentos por cobrar deben ser clasificados por plazo y monitoreados para garantizar su cobro oportuno. Puedes implementar herramientas contables o un software especializado para llevar un registro detallado de cada documento, incluyendo fechas de vencimiento, montos y clientes. Si vas a realizar facturas electrónicas con pagos a parcialidades, docDigitales facilita la gestión de tus cuentas por cobrar.

Paso 4: Seguimiento de vencimientos

También es necesario contar con un calendario de vencimientos, enviar recordatorios y hacer un seguimiento activo de los cobros vencidos. Si un documento no se cobra en la fecha acordada, es importante contactar al cliente de inmediato para averiguar el motivo y negociar un nuevo plazo si es necesario. En caso de que esto no funcione, considera acciones legales como el envío de cartas de cobro o la contratación de un despacho de cobranza.

Paso 5: Registro del cobro

Una vez que se recibe el pago, es esencial registrarlo correctamente en la contabilidad. Esto implica:

• Actualizar el registro: Reduce la cuenta de cuentas por cobrar y aumenta la cuenta de efectivo.
• Registro de intereses: Si el documento generó intereses, regístralos como ingresos financieros.

Paso 6: Análisis y reportes

Finalmente, es importante analizar periódicamente el estado de los documentos por cobrar para identificar tendencias y áreas de mejora. Algunos indicadores pueden ser:

• Reportes de antigüedad de saldos: Clasificar los documentos por cobrar según su antigüedad (0-30 días, 31-60 días, 61-90 días, más de 90 días) para identificar cuentas morosas.
• Índices de rotación: Calcular el índice de rotación de cuentas por cobrar para evaluar la eficiencia de la gestión.
• Provisión para cuentas incobrables: Si hay documentos que probablemente no se cobrarán, registra una provisión para cuentas incobrables.

Te recomendamos, asesorarte con un contador profesional para que puedas llevar un historial y cálculo preciso de tus documentos por cobrar.