Factura proforma ¿Qué es y para qué sirve?

Con la factura proforma puedes verificar que todos los datos sean correctos, brindar información clara sobre pagos e impuestos a tus clientes y facilitar el cierre de ventas, todo antes de timbrar el CFDI ante el SAT. Conoce en profundidad este tipo de factura para tu negocio.

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma (del latín de ‟acuerdo a la forma’’) es un documento de vista previa o preliminar que contiene los datos de facturación de una transacción comercial: información fiscal del emisor y del receptor, el producto o servicio, costo, condiciones de pago y los impuestos aplicables. Se consulta como una factura normal, pero no es un CFDI definitivo, ya que no se ha timbrado para su registro en el SAT.

¿Para qué sirve la factura proforma?

En ese sentido, la factura proforma sirve en los casos en los que se necesita:

• Una cotización formal en la que los clientes visualicen los costos finales antes de realizar un pedido. 
• Realizar trámites aduaneros, es común que las aduanas soliciten una factura proforma para calcular impuestos y aranceles con anticipación. 
• Obtener aprobación interna, algunas empresas o negocios requieren autorizar cada compra
• Negociar condiciones de venta, como el monto a pagar, el método de pago y la forma de pago, antes de emitir la factura formal. 

Diferencia entre la factura proforma y la factura comercial

La diferencia clave entre una factura proforma y una factura comercial, es que la primera no es una factura válida a nivel contable ni fiscal ante el SAT. Mientras que la factura comercial sí lo es, y compromete al receptor a realizar el pago establecido, ya que fue emitida y el SAT la tomará en cuenta para la contabilidad del contribuyente en sus declaraciones mensuales y anuales.

¿Quién puede hacer una factura proforma?

Todas las personas físicas y morales que se dediquen a la venta de productos o servicios en México pueden entregar facturas proforma a sus clientes si se las solicitan, antes de emitir su CFDI formalmente. 

• Empresas y comerciantes.
• Importadores y exportadores.
• Profesionales independientes.
• Fabricantes y proveedores.

¿Cómo hacer una factura proforma?

Crea tu propio formato de factura proforma

1. Encabezado identificativo

El título “Factura Proforma” debe destacarse visualmente en la parte superior para diferenciarla de una factura comercial. Esta designación evita confusiones y establece su carácter no vinculante.

2. Datos del emisor y receptor

• Emisor: Nombre completo o razón social, dirección fiscal, RFC y datos de contacto.
• Receptor: Nombre, domicilio fiscal (incluyendo país en comercio internacional) y RFC.

3. Descripción detallada de productos

• Nombre del producto o servicio.
• Cantidad y unidad de medida (ej. kg, unidades, litros).
• Precio unitario y total.
• Código arancelario para mercancías sujetas a comercio exterior.

4. Condiciones financieras y logísticas

• Precio total: Desglose del valor neto, impuestos aplicables (si se anticipan), y total bruto.
• Método de pago: Pago en Una Sola Exhibición o Pago en Parcialidades y diferido.
• Forma de pago: Efectivo, transferencia, tarjetas de débito o crédito. 
• Plazo de validez: Fecha límite para aceptar la oferta (ej. “Válida por 30 días naturales”).
• Términos de entrega: Incoterms aplicables (FOB, CIF, etc.) y medio de transporte.

5. Información complementaria

• Número de referencia: Opcional, pero útil para seguimiento interno.
• Observaciones: Exclusiones de responsabilidad, garantías, o condiciones especiales (ej. “Precios no incluyen aranceles de importación”).

Con ayuda de una herramienta de facturación como docDigitales

Si quieres ahorrarte el trabajo de hacer tu propia factura proforma sin perder la personalización, nuestro software de facturación te permite hacerlo. Dentro de tu cuenta, dirígete al botón “+Nuevo” > Factura, llena los campos que quieras mostrarle a tu cliente y cuando estés satisfecho da clic en “Ver factura”, esta función abre una nueva pestaña con el preliminar del CFDI listo para descargar. ¡Así de fácil, rápido y adaptable a tu negocio!

Adicionalmente, con docDigitales también puedes generar cotizaciones personalizadas para tus clientes con sistema de aprobación incluido, mismas que después pueden convertirse en facturas en un clic. 

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