¿Cómo hacer inventarios perpetuos en tu empresa?

Los inventarios perpetuos ahorran mucho tiempo de gestión de stock, descubre cuál es su procedimiento y las cuentas contables que puedes usar para implementarlos fácilmente en tu negocio.

¿Qué son los inventarios perpetuos?

Los inventarios perpetuos o continuos son un sistema de registro que actualiza el inventario de forma inmediata en cada entrada o salida de mercancía. Los ajustes de inventario son automáticos, por lo que los datos de existencias, costos y de necesidad de restablecimiento están en tiempo real en todo momento. 

¿Para qué sirve el inventario perpetuo?

El sistema de inventario perpetuo tiene el objetivo de contabilizar cada movimiento que afecta al inventario: compras, ventas, devoluciones, robos, mermas o cualquier otro ajuste para optimizar el manejo de un volumen alto de productos o transacciones en diferentes puntos de venta o almacenes.

Esto generalmente se hace con ayuda de un software de gestión o sistema ERP (Enterprise Resource Planning), aunque también se puede llevar en hojas de cálculo de Excel o Google Sheets bien estructuradas.

Procedimiento y método de los inventarios perpetuos

Los inventarios perpetuos hacen un registro constante de entradas y salidas, además de aplicar métodos contables que permitan valuar correctamente las existencias y calcular el costo de lo vendido. A continuación te describimos el paso a paso de su procedimiento:

1. Registro inicial del inventario

Antes de empezar, necesitas tener claro cuántas unidades tienes de cada producto y cuál es su valor. Este será tu inventario inicial y es el punto de partida para todos los movimientos futuros. Puedes incluir en el formato de registro inicial los siguientes datos:

• Código o clave del producto
• Descripción
• Cantidad en existencia
• Costo unitario
• Costo total (cantidad × costo unitario)

Ejemplo:
Producto: Termos de acero
Cantidad: 100 unidades
Costo unitario: $50
Valor total: $5,000

Este inventario es la base sobre la que se aplicarán los movimientos posteriores.

2. Registro de entradas (compras o devoluciones de clientes)

Ya con un inventario base, incorpora tus entradas de inventario, incluyendo el costo de cada adquisición o devolución nueva. Datos a registrar por cada entrada:

• Fecha de la compra
• Número de factura o documento
• Proveedor
• Producto
• Cantidad
• Costo unitario
• Total de la operación

Ejemplo:

Compra de 50 termos a $55 cada uno = $2,750

Según el método de valuación que elijas, este nuevo lote se integrará al inventario de forma específica (ver más abajo).

3. Registro de salidas (ventas, devoluciones a proveedor, mermas)

Por cada venta, devolución a proveedor, baja por merma o robo de mercancía, se registra salida de inventario. Este movimiento reduce la cantidad en existencia y permite calcular el costo de lo vendido (COGS). Considera los siguientes datos para el seguimiento de salidas:

• Fecha de la venta o evento
• Documento de referencia (factura, nota de crédito, etc.)
• Producto
• Cantidad vendida
• Costo aplicado (según el método elegido)
• Costo total de la salida o saldo final

Ejemplo:

Venta de 30 termos a $80 cada uno

Si se usa el método PEPS y el primer lote costó $50, entonces:

30 × $50 = $1,500 = Costo de lo vendido (COGS) 

El inventario ahora refleja 120 termos (100 + 50 – 30).

4. Actualización continua del saldo

Define un método de valuación para tus inventarios perpetuos

Como un sistema de inventarios perpetuos se actualiza en todo momento, cada entrada de mercancía debe registrarse con su costo de adquisición correspondiente y cada salida afecta el valor total del inventario. Para determinar el costo de venta, existen distintos métodos de valuación que afectan directamente la utilidad bruta del negocio y los saldos contables del inventario:

Método	PEPS (Primeras Entradas, Primeras Salidas)	Costo Promedio Ponderado	UEPS (Últimas Entradas, Primeras Salidas)
Características	Vende primero las unidades más antiguas. Refleja costos históricos.	Promedia el costo unitario en cada compra nueva. Suaviza variaciones.	Vende primero las unidades más recientes. Refleja costos actuales (pero no fiscalmente válidos).
Ejemplo de inventario antes de venta	100 unidades a $100 50 unidades a $110	100 unidades a $100 = $10,000+ 50 unidades a $120 = $6,000 Total: 150 unidades, $16,000	100 unidades a $100 50 unidades a $120
Ejemplo de venta (120 unidades)	(100 × $100) + (20 × $110)	$106.67 (costo promedio) × 120 unidades	(50 × $120) + (70 × $100)
Costo de ventas	$12,200	$12,800.40	$13,000
Fórmula general	(Unidades vendidas según orden de entrada) × (Costo unitario correspondiente)	Costo promedio = Total inventario / Total unidades Costo de venta = Unidades vendidas × Costo promedio	(Unidades vendidas según orden de entrada) × (Costo unitario correspondiente, de más reciente a más antiguo)
¿Válido ante el SAT?	Sí	Sí	No (solo de uso interno)

5. Asiento contable en las cuentas de la empresa

Además de actualizar tus inventarios perpetuos en tus hojas de cálculo o software especializado, también se registra de inmediato en la contabilidad, lo que implica el uso de ciertas cuentas contables específicas:

• Cuenta de inventarios (activo circulante): Es la cuenta que representa el valor de la mercancía disponible para la venta. Se carga con las compras o devoluciones de clientes, y se abona con las ventas (al costo), devoluciones a proveedor, mermas o robos.
• Cuenta de resultados (gasto): Registra el costo de los productos que han salido del inventario para ser vendidos. Cada vez que haces una venta, esta cuenta se carga con el valor de las unidades vendidas.
• Cuenta de resultados (ingresos): Registra el importe de las ventas al precio de venta. No se relaciona directamente con la cuenta de inventario, pero sí es parte del asiento doble cuando se realiza una venta.
• Cuentas por cobrar: Si la venta es a crédito, se registra en esta cuenta en lugar de afectar directamente la caja o bancos.

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