¿Qué es el viático en una empresa?

Si trabajas en una empresa o tienes una, probablemente has escuchado el término ‟Viático“, que puede definirse como un coste laboral adicional. Descubre qué es, los tipos que existen y cómo hacerlos deducibles.

 ¿Qué son los viáticos?

Los viáticos son aquellos gastos que cubre el patrón por el desplazamiento a un lugar diferente al área de trabajo habitual o por un viaje laboral, contemplando transporte, hospedaje, comidas y otros costos necesarios para que el empleado cumpla con la actividad asignada fuera de su área de trabajo.

¿Cuáles son los tipos de viáticos?

Dependiendo del trayecto y la duración de la tarea a desempeñar, los viáticos pueden clasificarse en:

1. Viáticos de transporte: Cubre boletos de avión, autobús, taxi o combustible.
2. Viáticos de hospedaje: Destinados a pagar hoteles o alojamientos temporales.
3. Viáticos de alimentación: Incluyen comidas y bebidas durante el viaje.
4. Viáticos misceláneos: Para cubrir otros gastos menores, como tarifas de estacionamiento o llamadas telefónicas.

¿Los viáticos son regulados por la Ley Federal del Trabajo?

La Ley Federal del Trabajo (LFT) en México no aborda directamente el tema de los viáticos. Sin embargo, aunque no existe un artículo específico que defina los viáticos, la normativa laboral establece obligaciones para los empleadores cuando los trabajadores realizan viajes o comisiones:

• Artículo 202: Establece que, si un viaje laboral se prolonga por causas no imputables al trabajador, el patrón debe cubrir un aumento proporcional de salarios para compensar los gastos adicionales.
• Artículo 263: Obliga a los patrones a pagar gastos de hospedaje y alimentación cuando los trabajadores en transportes foráneos enfrenten retrasos o prolongaciones no atribuibles a ellos.

¿Los viáticos deben estar considerados en el salario?

Según el Artículo 84 de la Ley Federal del Trabajo, el salario se compone de los pagos en efectivo por cuota diaria, gratificaciones, percepciones, habitación, primas, comisiones, prestaciones en especie y cualquier otra cantidad que el trabajador reciba por su trabajo.

Sin embargo, los viáticos no forman parte del salario si cumplen estas condiciones:

1. Son necesarios para el desempeño del trabajo.
2. Se comprueban con documentos fiscales (facturas).
3. No representan un beneficio personal para el trabajador.

El Artículo 25 de la LFT establece que los contratos individuales de trabajo deben contener las condiciones laborales, y aunque no menciona explícitamente los viáticos, en muchos casos estos se incluyen dentro del contrato o reglamento interno de la empresa.

¿Cómo deducir los viáticos en tu empresa?

Si eres una empresa que otorga viáticos a sus empleados, revisa los siguientes requisitos para que sean deducibles de impuestos:

1. Inclúyelos en el CFDI de nómina

Los gastos por viáticos deben de ser comprobados en las facturas electrónicas de recibo de nómina de los trabajadores, considera estos elementos:

• La clave de producto/servicio del SAT para viáticos​ 80101505-‟Desarrollo de políticas u objetivos empresariales’’.
• La clave 003-‟Otros pagos’’ en el concepto de percepciones. 
• La clave del tipo de percepción 050 (viáticos) y la clave de tipo de deducción 081(Ajuste de viáticos entregados al trabajador).
• Formas de pago como tarjeta bancaria de débito o crédito o transferencia electrónica.
• RFC del emisor, el RFC del receptor (empresa o trabajador) y descripción clara de la actividad laboral.

 2. No pases los límites de deducibilidad

• Hospedaje: Sin límite en México, $3,850 MXN diarios en el extranjero.
• Alimentación: $750 MXN diarios en México, $1,500 MXN en el extranjero.
• Transporte: No hay límite, pero debe estar documentado.
• Arrendamiento de automóviles: $850 MXN diarios.

3. Realiza el procedimiento para la deducibilidad

• Registro en nómina: Los viáticos deben estar en el recibo de nómina del trabajador, utilizando las claves específicas que ya mencionamos arriba. 
• Comprobación y documentación: Conserva todos los comprobantes fiscales y documentación relevante para respaldar los gastos (esto por parte de los trabajadores).
• Reporte anual: Informa al SAT sobre los viáticos en el CFDI de nómina anual.

Comprender qué son los viáticos y cómo funcionan es fundamental tanto para empleados como para empresas. Su correcta administración permite optimizar los recursos y garantizar que los viajes laborales se realicen de manera eficiente y sin complicaciones financieras para todos.

Si tienes una empresa que requiere salidas a campo o acudir a eventos empresariales, procura determinar políticas de viáticos y gestionarlos correctamente. ¡Tu contabilidad, los colaboradores y el SAT te lo agradecerán!