¿Qué es ‟nómina”? Guía básica para entenderla

Cuando hablamos de las obligaciones fiscales de un negocio, uno de los temas que más dudas genera es qué es la nómina, por eso hemos creado una guía básica para que emprendedores, empresas y trabajadores puedan dominar el tema. 

¿Qué es una nómina?

La nómina es un documento en el que se refleja y detalla el pago de sueldos, deducciones (como ISR, IMSS) y prestaciones de un trabajador por el trabajo realizado durante un periodo de tiempo (semana, quincena o mes).  

Desde el punto de vista legal y fiscal, la nómina es un comprobante de ingresos para el trabajador y, al mismo tiempo, una deducción autorizada para el empleador, por lo que es importante efectuar comprobantes de nómina en cada pago, cumpliendo con las normativas del SAT. 

Tipos de nómina

Ordinaria

Es la que se entrega de manera regular a los colaboradores y contiene la información básica y obligatoria que debe tener toda nómina:

• Sueldo base
• Percepciones fijas (como bonos o compensaciones)
• Deducciones legales (ISR, IMSS)

Se puede expedir de manera semanal, quincenal o mensual, según se haya establecido en el contrato laboral.

Extraordinaria 

Este tipo de nómina se realiza por pagos esporádicos o no recurrentes por eventos especiales o prestaciones de ley con una fecha determinada, por ejemplo:

• Aguinaldo
• Reparto de utilidades (PTU)
• Liquidaciones o finiquitos
• Primas vacacionales

También debe timbrarse con CFDI y cumplir con el complemento de nómina del SAT, aunque el tratamiento fiscal puede variar.

Nómina por honorarios asimilados

Aunque técnicamente no es una nómina laboral tradicional, se utiliza cuando una persona física presta servicios de forma continua y recibe pagos periódicos, pero sin estar dada de alta en el IMSS:

• No implica relación laboral directa.
• Se timbra como CFDI con clave de régimen “asimilados a salarios”.
• El emisor retiene y entera el ISR correspondiente.

Nómina para trabajadores eventuales o por obra determinada

Se aplica cuando se contrata personal solo por un periodo específico o para realizar una obra concreta. En estos casos, se debe:

• Establecer la temporalidad del contrato.
• Registrar el pago con el complemento de nómina, aunque sea por un solo periodo.

Nómina para trabajadores extranjeros

Cuando se contrata personal extranjero, se debe considerar si el ingreso es gravable en México. En la mayoría de los casos, también se emite CFDI de nómina, pero hay reglas especiales si el trabajador reside fiscalmente en otro país.

Consideraciones legales y fiscales de la nómina

La gestión de nóminas no es solo para control administrativo. Si tienes personal a tu cargo, debes cumplir con una serie de requisitos que garantizan tanto los derechos de tus trabajadores como el cumplimiento ante el SAT, la Ley Federal del Trabajo y el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). 

Relación laboral formalizada

Para hacer un cálculo de nómina adecuado, primero debes establecer una relación laboral con tus trabajadores de acuerdo con  Ley Federal del Trabajo (LFT) (del artículo 20 y hasta el 38 encontrarás las disposiciones generales de las relaciones de trabajo), que de manera resumida exige:

• Firmar un contrato laboral.
• Registrar al trabajador ante el IMSS y, en su caso, Infonavit.
• Definir condiciones como el tipo de jornada, salario, periodicidad de pago y prestaciones (esta es la base para tu nómina).

Tienes la obligación de conservar contratos, nómina de personal, controles de asistencia y comprobantes de pago durante toda la relación laboral y hasta un año después (artículo 84 de la LFT).

Obligación de emitir CFDI de nómina

Cada vez que pagues un salario, debes emitir un CFDI de tipo nómina con complemento de nómina, siguiendo lo que indica el artículo 29 del Código Fiscal de la Federación (CFF).

Es importante registrar los datos fiscales del trabajador y aplicar sus deducciones y percepciones correctamente.

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Retenciones y contribuciones

Para que los pagos por sueldos y salarios sean deducibles para efectos del ISR, debes cumplir con lo que se describe en el artículo 27, fracción V, de la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR):

• Emitir CFDI de nómina correctamente timbrado.
• Haber pagado el salario mediante transferencia bancaria, cheque nominativo u otra forma de pago electrónica.
• Realizar las retenciones y aportaciones correspondientes.
• Enterar las contribuciones dentro de los plazos establecidos.

Importante: Debes conservar los CFDI de nómina, recibos firmados y cualquier otro documento relacionado con el pago de salarios por un plazo mínimo de cinco años para efectos de fiscalización o auditoría, tal como lo establece el artículo 30 del Código Fiscal de la Federación.

Obligaciones ante el IMSS

La Ley del Seguro Social  del IMSS define las condiciones a considerar en la nómina del empleado (artículo 15), así como del resto de las obligaciones del empleador:

1. Inscribir a tus trabajadores en el IMSS desde el primer día de trabajo
2. Determinar y pagar cuotas obrero-patronales (enfermedades, maternidad, riesgos de trabajo, retiro, cesantía en edad avanzada y vejez, guarderías y prestaciones sociales).
3. Actualizar movimientos en la nómina como altas, bajas, modificaciones de salario y cambios de puesto o jornada. 
4. Llevar registros contables y laborales (contaros, CFDI, recibos de nómina, reportes) y conservar documentación.

Toda la documentación debe estar disponible para revisiones del IMSS o auditorías a través del SIPARE (Sistema de Pago Referenciado) y el SUA (Sistema Único de Autodeterminación).

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