Dentro de la contabilidad de una empresa, aparecen las cuentas por cobrar; este concepto representa los montos que una empresa espera recibir de sus clientes o terceros a quienes les ha vendido bienes o servicios a crédito y son un activo en el saldo contable. En México, las cuentas por cobrar se dividen en dos categorías principales:

1. Clientes: Estas son las cuentas por cobrar relacionadas con las ventas a crédito a los clientes. Cuando una empresa vende productos o servicios a sus clientes y les permite pagar en un plazo posterior, se registra una cuenta por cobrar. Esta categoría incluye generalmente facturas pendientes de pago por parte de los clientes.
2. Deudores diversos: Además de las cuentas por cobrar relacionadas con ventas a crédito, una empresa también puede tener deudas pendientes con terceros que no son clientes habituales. Esto podría incluir préstamos otorgados a empleados o a otras partes, o montos pendientes de pago por servicios prestados por proveedores que no están relacionados con ventas a crédito.

El registro y la gestión adecuada de las cuentas por cobrar son esenciales en la contabilidad de una empresa:

• La empresa debe seguir de cerca el estado de estas cuentas para asegurarse de que los clientes paguen a tiempo.
• Es importante establecer políticas de crédito que determinen los plazos de pago, tasas de interés (si aplican) y límites de crédito para los clientes.
• Se deben registrar los ingresos a medida que se cobran las cuentas por cobrar, y se deben realizar ajustes para reflejar cualquier deuda incobrable o desvalorización de cuentas.
• Para multas fiscales en México, es necesario cumplir con ciertos requisitos y normativas específicas, como el manejo de la facturación electrónica y el registro adecuado de las cuentas por cobrar.

En primera instancia, las cuentas por cobrar pueden oírse como un dolor de cabeza para las empresas, sin embargo, esto puede ser una gran ventaja ya que significa que los clientes deciden continuar con la empresa por los acuerdos comerciales y las facilidades que dan a sus clientes para realizar el pago en determinada fecha y no perder liquidez en el momento de la compra. De cualquier forma, para un negocio puede representar un inconveniente a la hora de cobrar esas facturas, darle seguimiento a facturas vencidas y llevar un control general de las cuentas por cobrar.

¿Cómo administro mis cuentas por cobrar fácilmente?

Para administrar y poder cobrar de manera rápida y en tiempo es necesario:

• Lleva un control indicando si la factura es pagada a crédito o de contado.
• Registrar la fecha de vencimiento de la factura, de acuerdo al crédito otorgado.
• Dar seguimiento a los clientes para realizar el pago.
• Contar con un control de las cuentas por cobrar actualizado.

Afortunadamente, existen sistemas que te ayudan a dar el seguimiento de forma correcta y automatizada para que las cuentas por cobrar no sean un problema para tu empresa. En docDigitales, contamos con grandes herramientas que te ayudan a agilizar este proceso con tus cuentas por cobrar:

• Recordatorio de Pago para tus Clientes: Notifica a tus clientes cuando una factura esta por vencer o ya venció, tu programas cuántos y cada cuándo se envían esos recordatorios. 

• Condición de Pago: Una funcionalidad con la que podrás diferenciar tus facturas con tipo de pago a crédito o de contado.

• Reportes de Cuentas por Cobrar:  Información clave con la que podrás generar un resumen global y/o detallado de tus Cuentas por Cobrar.

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