¿Qué es un Recibo de Nómina y para qué sirve?

El recibo de nómina es un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) que comprueba de manera oficial el pago de sueldos y salarios, con esto se registran de manera detallada los ingresos y retenciones de cada trabajador, lo que da transparencia en la relación laboral y facilita el cumplimiento de las obligaciones tanto del patrón como del trabajador.

Elementos de un recibo de nómina (EJEMPLO)

Te presentamos los elementos básicos que debe incluir un Recibo de Nómina (CFDI de nómina) conforme a la versión 4.0 establecida por el SAT:

1. Datos del patrón (Emisor)
   • RFC, Régimen Fiscal y razón social.
   • Domicilio fiscal actualizado.
2. Datos del trabajador (Receptor)
   • RFC del empleado con homoclave.
   • Nombre completo, tal como aparece en la constancia de situación fiscal.
   • Código postal del domicilio fiscal registrado.
3. Fecha y lugar de expedición
   • La fecha en que se emite el comprobante y el código postal del lugar de expedición.
4. Percepciones
   • Sueldo base, sobresueldos, comisiones, bonos o compensaciones.
   • Identificación de cada percepción (gravada o exenta).
5. Deducciones
   • Retenciones de ISR, cuotas al IMSS o INFONAVIT.
   • Otras deducciones, por ejemplo: aportaciones voluntarias o pensiones alimenticias.
6. Otros pagos
   • Cantidades adicionales que no son percepciones o deducciones, como aportaciones a fondos de ahorro o reembolsos.
7. Resumen de los importes
   • Total de percepciones, total de deducciones y neto a pagar.
8. Sello digital y timbrado
   • El comprobante debe ser validado (timbrado) por un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC).
   • Incluye el sello digital del SAT y del emisor para dar validez fiscal.
9. Versión del Complemento de Nómina (1.2)
   • Aunque el CFDI es 4.0, la información de la nómina se integra en el complemento 1.2, que detalla percepciones, deducciones y otros pagos.

En conjunto, estos campos garantizan la correcta emisión del Recibo de Nómina conforme a las disposiciones vigentes del SAT y la versión CFDI 4.0, asegurando transparencia y validez en los comprobantes de pago a empleados.

Ejemplo de Nómina Sencilla

¿Cuándo se tiene que timbrar los recibos de nómina?

El CFDI de nómina debe timbrarse al mismo momento de efectuar el pago del salario o durante el periodo posterior, siempre y cuando esté dentro del mismo mes en que se generó la obligación de pago.

De no hacerlo a tiempo, podrías enfrentar dificultades para registrar la nómina como deducible y, en casos extremos, exponerse a sanciones del SAT.
No olvides que tener tus recibos correctamente timbrados facilita la aclaración de dudas con tu personal, evita confusiones en el cálculo de impuestos y refuerza la transparencia de tus procesos de pago.

Plazos y sanciones

En México, la práctica más común es timbrar el recibo de nómina en el mismo periodo de pago y, comúnmente, dentro del mismo mes en que se paga el salario.
Según el Código Fiscal de la Federación (CFF), no expedir o no timbrar correctamente un CFDI (incluido el de nómina) puede derivar en sanciones que varían según la gravedad y la reincidencia. Los montos pueden actualizarse cada año, frecuentemente las multas pueden oscilar entre $1,400 hasta más de $17,000 pesos por cada comprobante no emitido o emitido con errores.

¿Es obligatorio enviar los Recibos de Nómina por correo electrónico?

No, no es obligatorio enviarlos por correo electrónico, pero sí es necesario que el trabajador pueda acceder con autonomía a los recibos de nómina cuando los requiera. El empleador debe poner a disposición una plataforma interna, portal en línea, aplicación o enviarlos por correo electrónico para cumplir con esta obligación.

Lo importante es que el trabajador pueda consultar y descargar sus recibos cuando los requiera, cumpliendo así con los requisitos del SAT y las leyes laborales en México.

Errores más comunes

RFC incorrecto o desactualizado: Asegúrate de capturar de manera idéntica los datos del trabajador, ya que un RFC equivocado puede invalidar el timbrado. Apóyate siempre en la Constancia de Situación Fiscal.

Uso incorrecto de percepciones y deducciones: Incluir conceptos que no corresponden, olvidar deducciones obligatorias o calcular mal impuestos repercute en el salario neto y puede causar inconformidades con los trabajadores o multas.

Omisión de complementos de nómina: Además de los datos generales, se requiere el complemento de nómina correctamente llenado (información de percepciones, deducciones y otros pagos). Dejar campos vacíos o mal configurados puede volver el CFDI inválido.

No entregar el recibo al trabajador o hacerlo fuera de plazo: Aunque no es obligatorio enviarlo por correo, es indispensable ponerlo a disposición del empleado de manera oportuna y verificable.

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