¿Qué es un reporte de ventas y cómo hacerlo? Ejemplo incluido

Generar un reporte de ventas para tu empresa de manera diaria, semanal o anual, es sencillo a través de herramientas como Excel, Google Sheets y docDigitales. Aprende cómo hacerlo con formato y ejemplo incluido.

¿Qué es un reporte de ventas? 

Un reporte de ventas es un documento que reúne datos y estadísticas clave relacionadas con las transacciones comerciales de un negocio en un periodo de tiempo determinado. Incluye indicadores clave de rendimiento (KPI) determinados por la empresa o emprendedor, los más comunes son: 

• Número de ventas realizadas
• Monto total facturado
• Ticket promedio
• Clientes nuevos vs. clientes recurrentes
• Productos o servicios más vendidos
• Métodos de pago utilizados
• Comparativas por semana, mes o año

¿Para qué sirve el reporte de ventas? 

Realizar reportes de ventas no solo te ayuda a evaluar el desempeño comercial de tu negocio, también puede ser muy útil a la hora de presentar declaraciones fiscales o al momento de solicitar financiamiento o inversión. Además, es necesario para tomar decisiones con datos reales y dar seguimiento al cumplimiento de tus metas comerciales.

Tipos de reportes de ventas

Existen diferentes tipos de reportes ventas, los más usados son por periodo (diario o anual), pero también podemos encontrar otros tipos con diferentes enfoques. Te dejamos los principales:

• Por producto o servicio
• De ventas por cliente
• De ventas por canal
• Por método de pago
• Acumulado
• Por periodo

¿Cuál es el formato de un reporte de ventas?

Generalmente, se presenta la información en hojas de cálculo (como Excel o Google Sheets), utilizando tablas y gráficos que muestren los datos más relevantes para tu desempeño comercial, puedes usar: fecha de la venta, folio o número de factura, RFC y nombre del cliente, producto o servicio vendido, cantidad, precio unitario y total, método de pago, vendedor (si aplica), canal de venta, IVA e impuestos desglosados (opcional).

Nota: También puede generarse con sistemas administrativos o plataformas de facturación electrónica como docDigitales.

Reporte de ventas diario

El reporte de ventas diario es ideal para negocios con alta rotación o que necesitan monitorear su flujo de ventas constantemente. Formato sencillo sugerido:

Fecha	Folio CFDI	Cliente	Servicio	Cantidad	Total vendido	Método de pago	Canal
13/04/2025	A123	Juan Pérez	Paquete mensual	1	$1,200.00	Transferencia	Tienda web
13/04/2025	A124	Marta Sánchez	Consulta express	2	$800.00	Efectivo	Sucursal

Este formato de reporte te permite tener el control diario de ingresos, detectar errores o cancelaciones a tiempo y facilitar el cierre de caja o corte diario.

Reporte de ventas anual 

El reporte de ventas anual da una visión más global de tu negocio. Es perfecto para comparativos, evaluaciones estratégicas y preparación de declaraciones anuales. Formato simple sugerido:

Mes	Ventas totales	Facturas emitidas	Clientes atendidos	Producto más vendido	Ingresos promedio por venta
Enero	$45,300.00	35	30	Curso Básico	$1,294.00
Febrero	$53,800.00	42	37	Asesoría Personal	$1,281.00

Con un formato anual, puedes analizar tendencias, tomar decisiones estratégicas a largo plazo y tener una base sólida para tu contabilidad o informes financieros.

¿Cómo hacer un reporte de ventas en Excel? 

Hacer un reporte o informe de ventas en Excel no es complicado, si ya emites tus facturas electrónicas con docDigitales, solo necesitas exportar la información y organizarla correctamente:

1. Dirígete al módulo ‟Reportes” dentro de tu cuenta docDigitales, y selecciona el reporte o los reportes que requieres (por cliente por periodo, por producto por periodo, ventas mensuales diarias, por Staff, devoluciones por producto, ventas mensuales por cliente, ventas mensuales por producto, productos vendidos por cliente, devoluciones por cliente, comparativo de ventas). 
2. Ingresa el periodo de venta, da clic en ‟Generar” y luego en ‟Descargar CSV”.
3. Abre el archivo Excel del reporte y organiza y limpia la información, verás una tabla con los datos que puede tener errores o quieras personalizar, puedes copiar y pegar las tablas de otros reportes para integrar todas en un solo documento.
4. Usa tablas dinámicas para analizar tus ventas y resumir grandes volúmenes de datos, para hacerlo selecciona toda la tabla de datos, ve a la pestaña “Insertar” y haz clic en “Tabla dinámica”.
5. Agrega gráficos y visualizaciones de barras, de líneas o circulares de la tabla que necesites, también en la pestaña “Insertar” > ‟Gráficos” después de seleccionar la tabla de datos a transformar. 
6. Una vez que tengas el formato base, puedes guardarlo como plantilla y actualizarlo mes con mes con los nuevos datos exportados de docDigitales.

Si eres principiante en Excel, puedes comenzar con lo básico: una tabla ordenada con fechas, montos y productos o los datos y KPI que más te sean útiles, así como columnas y fórmulas necesarias. Lo importante es que lo uses como herramienta de análisis y toma de decisiones adaptada a tu negocio y objetivos. 

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