Sistema de inventario ¿Qué es, para qué sirve y tipos?

Un sistema de inventario no solo es necesario, también es un requisito para operar con legalidad llevando un control claro de tu producción. Descubre qué es, para qué sirve, los tipos que existen y cómo elegir el mejor. 

¿Qué es un sistema de inventarios?

Un sistema de inventarios es una herramienta o método para registrar, organizar y dar seguimiento a los productos o mercancías que tiene un negocio. Su finalidad principal es mantener actualizada en todo momento la cantidad de productos disponibles y visibilizar los productos más vendidos, cuándo es necesario hacer nuevas compras y el costo de productos o lotes. 

¿Para qué sirve un sistema de control de inventarios?

Es una herramienta que sirve para llevar un historial actualizado de los bienes, productos o mercancías que tiene un negocio. Las siguientes ventajas lo resumen: 

• Evita pérdidas
  Si sabes lo que tienes, reduces el riesgo de extravíos, robos o vencimientos.
• Optimiza tus compras
  Puedes planear mejor tus pedidos y evitar sobrecompras o quedarte sin stock.
• Mejora la atención al cliente
  Al saber con certeza qué tienes disponible, puedes vender con confianza y asegurar la satisfacción del cliente.
• Facilita la contabilidad y la toma de decisiones
  Al tener claridad sobre tus costos y existencias, es más fácil calcular utilidades y proyectar ingresos.
• Cumples con tus obligaciones fiscales
  Según el artículo 33 del Código de Comercio y el artículo 28 del Código Fiscal de la Federación, los contribuyentes deben contar con registros claros de sus operaciones, incluyendo el manejo de mercancías e inventarios.

Tipos de sistemas de inventarios

Sistema de inventario perpetuo

El sistema de inventario perpetuo es continuo, lo que significa que se registra la entrada y salida de inventario en tiempo real. Cada vez que se compra, vende o devuelve un producto, el inventario se actualiza automáticamente.

Sistema de inventario periódico

En lugar de registrar cada movimiento, este sistema hace un conteo físico del inventario en intervalos definidos (por ejemplo, mensual, trimestral o anual). Se calcula lo vendido en función de las compras y del inventario restante.

Sistema de inventario ABC

Finalmente, el sistema ABC es una técnica de clasificación de inventarios basada en el valor que representa cada producto para el negocio:

• A: Productos de alto valor y baja frecuencia de venta (representan un porcentaje pequeño del inventario pero una gran parte del valor total).
• B: Productos de valor y frecuencia intermedia.
• C: Productos de bajo valor unitario pero con alta rotación o gran volumen.

Además, el manejo de cualquier tipo de sistema de gestión de inventario puede ser manual a través de libretas, hojas impresas o archivos de Excel; o automatizado/digital con un software especializado en la nube para registrar, organizar y analizar el inventario conectado con tu facturación como docDigitales.

Tabla comparativa de tipos de sistemas de inventarios

Tipo de sistema	Perpetuo	Periódico	ABC
¿Cómo funciona?	Registra cada movimiento en tiempo real.	Conteo físico en intervalos (mensual, trimestral, etc.).	Clasifica productos por su importancia económica (A: alto, B: medio, C: bajo).
Ventajas principales	Control actualizado Detección de errores Integración con sistemas POS	Económico Fácil de implementar	Ayuda a optimizar espacio, compras y flujo de efectivo Útil para mejorar la rotación de inventario
Ideal para	Negocios con alto volumen o múltiples puntos de venta.	Negocios pequeños o tradicionales.	Empresas con muchos productos o catálogo amplio.
Desventajas principales	Mayor costo Requiere tecnología	No hay control en tiempo real Posibles errores de cálculo	Requiere análisis constante Puede necesitar software
Ejemplos de negocios	Supermercados, farmacias, tiendas en línea.	Papelerías, ferreterías, tiendas de abarrotes.	Tiendas de electrónicos, distribuidores mayoristas.

¿Cómo elegir el sistema de inventario adecuado?

El sistema de inventario perfecto para tu negocio depende de tu tipo de empresa, volumen de productos y presupuesto:

• Si estás empezando, una hoja de cálculo bien estructurada puede ser suficiente.
• Si ya manejas muchas referencias o puntos de venta, vale la pena invertir en un software especializado.
• Busca herramientas que se integren fácilmente con tu forma de operar y que sean fáciles de usar.

Sistema de facturación con gestión de inventarios

Combina lo mejor de dos mundos para llevar tu negocio al siguiente nivel, genera tus facturas en minutos y gestiona tu stock en automático en cada venta, tal como un sistema de inventario perpetuo. Esto y más es lo que puedes lograr con docDigitales:

• Guardado de productos para facturas e inventario
• Recepciones y órdenes de compra para proveedores
• Creación de tarifas especiales para incluir en tus CFDI
• Gestión de stock manual y automatizada con tu facturación

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