Crea una nueva factura

Si ya completaste la carga de tu CSD, estás listo para comenzar a facturar.  Sigue los siguientes pasos para generar una nueva factura:

1. Haz clic en el botón + Nuevo > Factura desde el panel principal o a través del módulo de Facturación > Facturas y Notas de Venta > +Nueva Factura.

2. Comienza a llenar tu factura:
   • Cliente: Ingresa el Nombre o Razón Social del cliente al que deseas realizarle la factura. Si el cliente no está registrado, puedes darlo de alta haciendo clic en + Nuevo cliente. *Consulta el manual: Registra a tus clientes.
   • Tipo: Elige entre generar una factura de Ingreso, Egreso o Traslado.
   • Título: Es el nombre de tu documento, por ejemplo: “Factura”, “Nota de Crédito” o “Traslado”. Este campo se llena automáticamente cuando eliges el tipo de documento.
   • Fecha: Puedes asignar fechas con anterioridad de hasta 72 horas, por default estará seleccionada la fecha actual..
   • Moneda: Este campo se precarga automáticamente con la moneda configurada en el perfil de tu cliente (por defecto MXN). Puedes cambiarla en la factura si es necesario.
   • Serie: Tienes la opción de agregar una serie para separar tus facturas o notas de crédito, si lo necesitas.
   • Folio: Es el número de identificación de la factura. Este folio es solo para control interno, no tiene validez fiscal, puedes asignar el que desees para identificación de la factura.

3. Agrega los artículos que vas a facturar o selecciona alguno de tu listado de productos previamente guardados. Debes llenar los campos de la siguiente manera:
   • Cantidad: Es el número de productos o servicios que vas a facturar, esta cantidad se multiplicará por el precio unitario.
   • Artículo: Busca tu producto dentro del listado. Si no lo tienes agregado haz clic en + Crear Nuevo Producto y llena la información conforme al manual correspondiente.
   • Descripción: Agrega con detalle las características y especificaciones de tu producto. Puedes escribir hasta 1,000 caracteres incluyendo espacios, si ya tienes registrado el producto en el sistema se cargará automáticamente.
   • Clave SAT: Ingresa la clasificación del producto según el catálogo del SAT. Puedes introducir una o varias palabras clave que describan el producto para activar la búsqueda en el catálogo. Se mostrarán opciones que se ajusten a las características ingresadas. *Si conoces la clave de 8 dígitos correspondiente a la clave del producto, también puedes realizar la búsqueda utilizando ese número, si la información la registraste al momento de crear el producto. ya aparecerá cargada.
   • Unidad SAT: Para registrar la unidad de medida estandarizada conforme al catálogo del SAT, puedes escribir una o varias palabras relacionadas, como “Lote”, “Kilogramo”, “Día”, “Semana”, “Metros”, etc. El sistema mostrará los resultados según lo ingresado. *Si conoces la clave de 2 o 3 dígitos que corresponde a la unidad de medida, también puedes realizar la búsqueda usando dicha clave.
   • Precio Unitario: Ingresa el precio del artículo antes de aplicar los impuestos.
   • Objeto de Impuesto: Este atributo, nuevo en la emisión CFDi 4.0, indica si la operación comercial requiere desglosar los impuestos correspondientes. Selecciona si es un producto que grava impuestos y de que manera lo hace o si se traslada el impuesto.
   • Impuesto aplicable: En este campo puedes seleccionar los impuestos a aplicar en tu factura. Si ya tienes tus impuestos configurados, simplemente selecciona el o los nombres del(os) impuesto correspondiente(s). Puedes seleccionar hasta 4 impuestos.

*En caso de no tener impuestos dados de alta, consulta el manual: Da de alta Impuestos.

4. Selecciona la Tarifa aplicable. Si un artículo no está ligado a la tarifa seleccionada, se utilizará su precio base o casos especiales como precios de mayoreo.. *El nombre de la tarifa no aparece en el PDF de la factura. 
5. Puedes agregar un descuento global a la factura activando la opción de Descuento. Ingresa en porcentaje o en monto y haz clic en el botón de Guardar. (Si la factura no lleva descuento, omite este paso).

*Si tu cliente tiene un Descuento predeterminado configurado en su perfil, este se aplicará automáticamente sobre la tarifa seleccionada. Puedes ajustarlo manualmente activando la opción de Descuento en la factura si lo requieres.

6. Método de pago: Este campo se precarga con la opción configurada en el perfil de tu cliente (por defecto Pago en una sola exhibición). Puedes modificarlo en la factura si el pago se realizará de otra forma.
   • Pago en una sola exhibición: Utilízalo cuando el pago es de contado, es decir, se paga la totalidad al momento en que se realiza la factura.
   • Pago en parcialidades o diferido: Aplica cuando no recibes el pago al momento de la emisión de la factura. En estos casos se debe seleccionar la forma de pago “99 – Por Definir”.

7. Forma de Pago: Selecciona la opción que corresponda del catálogo. Si hay múltiples formas de pago, por ejemplo,  un 70% en efectivo y un 30% mediante transferencia electrónica, deberás elegir la que represente la mayor parte del ingreso.

*Para conocer el listado completo de formas de pago válidas ante el SAT y  su clave de identificación de dos dígitos, consulta el catálogo de formas de pago SAT.

8. Condición de Pago: Especifica si la factura será pagada de contado o si se otorgará crédito al cliente. En caso de crédito, indica los días otorgados y la fecha de vencimiento. Esta función te permitirá llevar un control eficiente de tus cuentas por cobrar.

9. Notas / Términos y Condiciones: Utiliza estos campos para añadir notas relacionadas con la factura o configurar información adicional predeterminada, como condiciones de pago, cuentas bancarias, entre otros.
10. Exportación: Este campo se utiliza para registrar la clave con la que se identifica si el comprobante ampara una operación de exportación. 

Exportación: Este campo se utiliza para registrar la clave con la que se identifica si el comprobante ampara una operación de exportación. 

11. Finalmente para guardar tu factura, tienes las siguientes opciones:
    • Ver Factura: Te permite visualizar el PDF con el formato final de tu factura.
    • Guardar Factura: Guarda la factura sin validez fiscal.
    • Timbrar Factura: Una vez que estés listo para emitir la factura con validez fiscal ante el SAT, haz clic en esta opción para timbrar.

Opciones adicionales de factura

Si tu factura requiere incluir alguna de las opciones adicionales, es necesario activar el botón correspondiente para habilitar su uso. Si no necesitas ninguna de estas, puedes omitir esta sección:

• Aceptar Pagos en Línea: Permite a tus clientes pagar su factura con tarjeta de crédito, débito o PayPal.
• Recordatorios de pago: Automatiza la cobranza de facturas a crédito, programando recordatorios de pago automáticos (Función disponible a partir del plan básico).
• Relacionar CFDI: Relaciona la factura con otras que hayas emitido. Esto es útil para notas de crédito, cancelaciones o para vincular un anticipo a una factura.
• Complementos: Añade un complemento a tu factura, como Carta Porte, Comercio Exterior, INE, Vehículos Usados, Donatarios o IEDU.
• Relacionar a Trato: Puedes vincular este documento a un Trato registrado en CRM para dar seguimiento completo al proceso de ventas y consultarlo también dentro de la bitácora.

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Alertas de Cuentas por Cobrar al timbrar

Dependiendo de la configuración de tu cuenta y el estatus del cliente, al hacer clic en Timbrar Factura puede aparecer alguna de estas alertas:

• Límite de crédito superado: se muestra si el importe de la factura excede el crédito disponible del cliente. Sin el permiso “Exceder límite de crédito en ventas”, solo puedes Guardar Preliminar o seguir editando; con el permiso, se te pedirá confirmar antes de continuar.

• Saldo vencido: se muestra si el cliente tiene documentos con saldo vencido. Sin el permiso “Permitir ventas con saldo vencido”, solo puedes Guardar Preliminar o seguir editando; con el permiso, deberás confirmar la operación en dos pasos.

• Ventas a crédito bloqueadas: se muestra si el cliente está en estatus Bloqueado Automático. Solo un Administrador o un usuario con permiso especial puede autorizar la venta.

• Ventas a crédito deshabilitadas: si el cliente tiene Condición de Pago en Contado, el select aparece bloqueado para usuarios sin permisos de Administrador; los Administradores pueden cambiarlo a Crédito confirmando en un pop-up.

*Consulta el artículo Preferencias de Facturas y Ventas para conocer cómo se configuran estas políticas a nivel de tu cuenta.