¿Qué es y cómo hacer una Acta Constitutiva de una Empresa?

La acta constitutiva de una empresa es el documento que da el cimiento legal a cualquier sociedad mercantil. Si estás planeado dar el paso a la formalidad buscando seguridad, y legalidad aquí te contamos todo lo que debes de saber.

¿Qué es un Acta Constitutiva?

Un acta constitutiva es un documento que garantiza en legalidad la creación de una sociedad o empresa, ya sea mercantil o civil. Dentro de este instrumento se establecen las bases de dicha sociedad, como los derechos y obligaciones de sus socios. Además debe ser redactada ante un notario público para tener validez jurídica.

Una empresa o sociedad sin acta constitutiva, no puede considerarse como formalmente constituida y formal, ya que la ley exige la existencia de una acta constitutiva para poder otorgar validez y protección.

¿Para Qué Sirve el Acta Constitutiva de una Empresa?

Este documento avala la fundación de la sociedad de manera jurídica, determinando su funcionamiento legal y operativo. Sus principales proposiciones son:

1. Establecer la identidad legal de la empresa

• Define el nombre, tipo societario (S.A., S. de R.L., etc.) y domicilio fiscal.
• Otorga personalidad jurídica independiente de los socios (personas físicas), lo que permite operar con legal autonomía.

2. Regular la estructura organizativa

• Determina el capital social inicial y porcentaje de participación de cada socio al iniciar la sociedad.
• Establece grupos y comités, asambleas o consejos administrativos y sus facultades.
• Estructura normas para la toma de decisiones y resolución de conflictos.

3. Disponer de trámites legales y comerciales

• Inscripción en el Registro Público de la Propiedad y del Comercio
• Obtención del RFC ante el SAT
• Apertura de cuentas bancarias corporativas
• Solicitud de licencias y permisos comerciales

4. Delimitar responsabilidades de los socios

• Esta se define dependiendo del tipo de sociedad a crear
• Establece mecanismos para entrar y/o salir de la sociedad y transferir acciones

Con este documento también puedes fortalecer los contratos con proveedores, clientes grandes, instituciones financieras como bancos y permite acceder a posibles beneficios fiscales según el régimen ante el SAT.

¿Cómo hacer un Acta Constitutiva?

Para constituir formalmente una empresa, se requiere contar con identificaciones oficiales de los socios, comprobantes de domicilio, RFC (si aplica) y la autorización de la denominación social; el proceso suele tomar de 1 a 2 semanas y el costo oscila entre $18,000 y $55,000 MXN, aunque depende del estado y los honorarios profesionales puede ser un poco más.

Toda acta constitutiva debe incluir elementos esenciales para cumplir con la ley y brindar seguridad a los socios. La legislación y el tipo de sociedad pueden variar un poco el formato.

Elementos importantes

1. Denominación o Razón Social

Nombre oficial de la empresa, el cual debe ser único y autorizado por la Secretaría de Economía en México. Este debe incluir el tipo de sociedad (S.A. de C.V., S. de R.L., etc.).

2. Objeto Social

Aquí se definen las actividades económicas que realizará la entidad, ya sean venta de productos, servicios profesionales, etc.

3. Domicilio social

Se debe definir un domicilio fiscal donde la empresa tiene su sede principal y donde las autoridades puedan hacerles llegar notificaciones cuando así se necesite.

4. Duración de la sociedad

Toda acta constitutiva debe definir una vigencia ya sea que haya una fecha definida de disolución o si será por un periodo indefinido. En México, es muy común determinar un periodo de 99 años.

5. Capital social

Este define el monto o valor que cada socio aporta a la sociedad (ya sea en efectivo, bienes o derechos). Además se especifica un número de acciones o partes sociales distribuidas entre los mismos socios.

6. Administración y Representación

Se hace el nombramiento de administradores, sus facultades, además de estructurar el proceso de toma de decisiones.

7. Distribución de utilidades y pérdidas

Definición de las normas a seguir para repartir ganancias o absorber pérdidas entre socios.

8. Cláusulas de Admisión y Exclusión de Socios o Disolución

Ayuda a determinar cómo se integran nuevos socios y las condiciones para la salida o exclusión de los existentes, así como los eventos que puedan llevar al cierre de la empresa.

Preguntas Frecuentes

¿El acta constitutiva es obligatoria para todo tipo de empresa?

No, el acta constitutiva es obligatoria únicamente para empresas que operan bajo una figura legal de persona moral. En cambio, los negocios que operan bajo un régimen de persona física con actividad empresarial o el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO) no requieren este documento para formalizarse.

¿Qué sucede si hay cambios de socios o denominación social?

Cuando se modifica la estructura de socios, razón social, objeto social o capital de la empresa es necesario hacer una modificación al acta constitutiva mediante una asamblea extraordinaria. Para después, legalizar el cambio ante el notario público e inscribirse en el Registro Público de la Propiedad y del Comercio.

¿Cómo se maneja el acta constitutiva en empresas de una sola persona?

Para esos casos el SAT tiene la opción de personas físicas con actividad empresarial y no necesitan acta constitutiva para operar. Sin embargo, si se desea una empresa con personalidad jurídica propia, se puede constituir una Sociedad por Acciones Simplificada (S.A.S.), que permite operar con un solo socio y requiere un acta constitutiva simplificada.

Contar con un acta constitutiva bien estructurada es el primer paso para formalizar y hacer crecer tu empresa con seguridad jurídica. Una vez constituida, la correcta gestión administrativa y fiscal es clave para su éxito. Con docDigitales Pymes, puedes agilizar la facturación, administrar tus finanzas y cumplir con tus obligaciones fiscales de manera sencilla y eficiente. ¡Empieza hoy y lleva tu negocio al siguiente nivel!