¿Qué es y para qué se utiliza una póliza de diario?

Para mantener en control todos los movimientos financieros de una empresa, se utiliza la póliza de diario, que permite registrar todas las transacciones financieras de manera cronológica y detallada.

¿Qué es una póliza de diario?

Una póliza de diario es un documento contable donde se registran todas las operaciones económicas de manera cronológica. Cada operación se escribe de manera detallada, colocando fecha, descripción, monto e indicando si es ingreso o egreso.

Es un requisito contable que se indica en el Código Fiscal de la Federación dentro del artículo 28, que menciona “La contabilidad, para efectos fiscales, se integra por los libros, sistemas y registros contables” incluyendo todo tipo de pólizas.

¿Para qué se utiliza una póliza de diario?

La principal función de una póliza de diario es registrar los movimientos financieros de manera cronológica y servir como soporte para reafirmar los movimientos en los libros contables, asegurando que cada movimiento económico quede documentado y respaldado.

Los egresos en efectivo se registran en una póliza de egresos, mientras que los movimientos contables internos y que no son en efectivo, se registran en una póliza de diario.

Usos más comunes de una póliza de diario

• Registro de transacciones 

Permite documentar compras, ventas, pagos, cobros y otros movimientos financieros de manera detallada y cronológica.

• Control interno

Facilita la revisión y auditoría de operaciones, asegurando transparencia y detección de errores.

• Cumplimiento legal y fiscal.

Ayuda a cumplir normativas fiscales y sirve como soporte en auditorías o revisiones contables.

• Organización

Al registrar cada movimiento de manera ordenada, se facilita la elaboración de estados financieros futuros.

Formato de una póliza de diario

El formato de una póliza de diario puede tener distintas variaciones dependiendo de las necesidades de la empresa;  generalmente incluye los siguientes elementos:

• Nombre de la empresa.
• Fecha de la transacción.
• Número de póliza.
• Cuentas afectadas (debe o haber).
• Descripción de la transacción. 
• Importe o monto.
• Firma por parte del contador que autorizo.

Un formato estandarizado facilita la revisión y auditoría de las transacciones realizadas y garantiza transparencia en la información financiera.

Guía para elaborar una póliza de diario

Con el fin de que puedas comprender cómo se realiza una póliza de diario, te compartimos una mini guía donde te explicamos el paso a paso para realizar una.

1. Identifica la transacción (ingreso o egreso).
2. Registra la fecha de la transacción.
3. Determina un número de póliza.
4. Escribe el concepto de la transacción.
5. Selecciona las cuentas contables afectadas (cargos o abonos).
6. Registra los importes correspondientes en las columnas “Debe” y “Haber”.
7. Adjunta los documentos de respaldo (facturas, tickets, recibos, etc).
8. Revisa que los datos sean correctos y estén bien clasificados.
9. Firma la póliza como signo de aprobación.

Ejemplo de una póliza de diario

Ahora realizaremos un ejemplo práctico para que comprendas cómo se elabora una póliza de diario y cómo registrar las cuentas de cargo y abono.

Situación práctica:

La empresa “Mar azul” paga la renta de su oficina por $10,000.00 mediante una transferencia bancaria el día 5 de marzo de 2025.

Pasos para realizar una póliza de diario:

1. Identifica la transacción.

 Pago de la renta de oficina por $10,000.00.

2.  Registra la fecha.

Fecha: 5 de marzo de 2025.

3.  Asigna un número de póliza.

Número de póliza: 003-2025.

4.  Escribe el concepto.

Concepto: Pago de renta de oficina correspondiente a marzo de 2025.

5.  Selecciona las cuentas contables.

Cuentas involucradas:

6000 – Gastos de Renta (cargo).

1105 – Bancos (abono).

6. Aplica los cargos y abonos.

Cuenta contable	Debe	Haber
6000 – Gastos de Renta	$10,0000	–
1105 – Bancos	–	$10,000

Nota: El debe y el haber siempre deben de coincidir.

7.  Adjunta los documentos de soporte.
   Soporte: Factura No. 1234 emitida por el arrendador.
   
8.  Revisa y valida.
   Verifica que las cuentas, importes y el concepto estén correctos.
9. Firma de autorización.

Consejos para elaborar una póliza de diario

Una póliza de diario bien elaborada garantiza registros claros y organizados. Sigue estos consejos para asegurarte de no cometer errores en el proceso.

• Documenta correctamente cada movimiento o transacción.
• Mantén siempre un orden cronológico.
• Verifica que las cuentas de “debe” y “haber” sean correctas.
• Utiliza nuestro software contable que te ayuda con la generación de pólizas.
• Asegúrate de que la descripción sea breve pero informativa

Un básico dentro de la contabilidad

La póliza de diario es un elemento clave en la contabilidad, ya que permite registrar de manera ordenada y precisa todas las transacciones financieras de una empresa, garantizando exactitud y transparencia en los registros financieros. 

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