Póliza de egresos: definición y formato

¿Qué es una póliza de egresos?

Una póliza de egresos es un documento contable que registra todas las salidas de dinero que hace una empresa, ya sea a proveedores, nómina, compra de insumos o cualquier otro gasto. Se puede manejar de manera mensual, trimestral o anual.

Es como un diario de gastos de las empresas que permite saber hacia dónde se ha estado yendo el dinero.

¿Para qué sirve la póliza de egresos?

Una póliza de egresos es útil para mantener un historial claro del dinero que sale de la empresa y a qué tipo de cuenta se va. Tiene ventajas para realizar una contabilidad eficiente y mejorar las finanzas. 

• Cumplimiento tributario

Una de las obligaciones fiscales de una empresa es llevar un registro detallado de los movimientos contables. Uno de los documentos que no debe faltar en la contabilidad básica es la póliza de egresos.

• Planificación estratégica 

Con una visión clara de los egresos, puedes identificar patrones y áreas de oportunidad para tomar decisiones informadas.

• Menos errores o fraudes

Registrando todos tus egresos en la póliza, puedes ayudar a prevenir gastos duplicados que están fuera de lo previsto.

• Flujo de caja

Saber exactamente cuánto dinero saldrá de la empresa en un determinado período de tiempo te ayuda a gestionar mejor el flujo de caja.

¿Cuándo se utiliza una póliza de egresos?

Cada que se desembolse dinero por una compra, pago de servicios, impuestos, nóminas o cualquier otro movimiento que implique salida de efectivo, algunos ejemplos son:

• Pago a proveedores, compras de insumos, materias primas o mercancía.
• Servicios básicos como luz, agua, internet, teléfono, renta de oficina o cualquier otro gasto fijo.
• Impuestos y contribuciones, las declaraciones mensuales y anuales también tienen egresos. 
• Pago de créditos o préstamos, financiamientos con pagos periódicos.
• Compra de activos, como equipo de cómputo, maquinaria o vehículos.
• Viáticos en caso de que tus empleados los necesiten por tus actividades empresariales.

Diferencias entre pólizas de diario, ingresos y egresos

Existen otro tipo de pólizas como la póliza de diario, que registra transacciones que no implican entradas o salidas de dinero directamente, y la póliza de ingresos, que como lo dice su nombre, permite documentar las ganancias de dinero para la empresa.

Creamos una tabla de diferencias entre pólizas de diario, ingresos y egresos para que puedas entender mejor cada una de ellas:

Tipo de póliza	Descripción	¿Cuándo se usa?	Ejemplo
Póliza de diario	Registra operaciones internas que no implican flujo de efectivo.	Ajustes contables, provisiones, depreciaciones, reclasificaciones.	Registro de la depreciación de un equipo de cómputo.
Póliza de ingresos	Registra exclusivamente las entradas de dinero (ingresos) de la empresa.	Cobro de facturas a clientes, préstamos recibidos, ingresos por ventas.	Depósito de un cliente por la venta de un producto.
Póliza de egresos	Registra exclusivamente las salidas de dinero (gastos o pagos) de la empresa.	Pagos a proveedores, sueldos, servicios, impuestos.	Pago de renta de oficina mediante transferencia bancaria.

¿Cuál es el formato de una póliza de egresos?

Después de conocer el concepto y su uso, ahora te mostramos el formato de una póliza de egresos, donde puedes registrar todas las salidas en efectivo de una empresa.

Ejemplo práctico de una póliza de egresos

Te compartimos un ejemplo real de una póliza de egresos, para que logres comprenderla, al momento de realizar o analizar una póliza de egresos.

Importante: Las pólizas están respaldadas con los comprobantes fiscales (CFDI) correspondientes y los pagos se realizaron.

¿Cómo ayuda un software contable con las pólizas de egresos?

Realizar manualmente las pólizas de egreso puede ser un proceso propenso a errores. En cambio, contar con un software contable que te ayude a realizar esa tarea trae múltiples beneficios para ti como contador:

• Automatizar la captura de pagos y gastos.
• Organizar y clasificar los egresos fácilmente.
• Cumplir con el SAT al contar con un software integrado al SAT y vincular tus facturas y CFDI ‘s. 
• Ahorrar tiempo al acceder a la información en segundos y tener todos tus clientes en una sola cuenta.

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