Facturación: qué es, cómo funciona y por qué es importante

¿Qué es facturación?

La facturación es un proceso esencial para cualquier negocio. Una factura es un documento que muestra la venta de bienes o servicios a un cliente. Incluye detalles sobre el producto o servicio, su costo y los impuestos que se aplican. Además de ser una obligación legal, es una herramienta que facilita la gestión y registro de transacciones comerciales para las empresas.

Una factura debe incluir los siguientes datos esenciales:

• Datos del emisor y receptor (nombre, RFC, dirección).
• Descripción de los productos o servicios.
• Precio unitario y total.
• Impuestos aplicables.
• Fecha de emisión y número de factura.

Existen diversos tipos de facturas, cada una con propósitos específicos. Por mencionar algunos, tenemos:

• Factura ordinaria: La más empleada en transacciones estándar.
• Factura preliminar: Es el documento previo al timbrado, sin validez fiscal.
• Factura global: Agrupa varias operaciones menores de un periodo determinado en una sola factura.  
• Factura electrónica: Versión digital de la factura, ahora obligatoria en muchos países, incluido México.

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¿Cómo funciona el proceso de facturación?

El proceso de facturación sigue una serie de pasos básicos que varían según las regulaciones locales y el tipo de negocio. En general, se establece el siguiente proceso:

1. Obtener datos del cliente: Se requiere el RFC, nombre y domicilio fiscal.
2. Emisión de la factura electrónica: Se debe utilizar un sistema de facturación autorizado que cumpla con las normativas fiscales.
3. Envío de la factura al cliente: Puede ser en formato digital o impreso, según la preferencia del cliente.
4. Registro de la transacción: Es importante conservar una copia de la factura para cumplir con las obligaciones fiscales y llevar un control financiero.

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Requisitos legales para facturar en México

En México, las personas y empresas deben cumplir con los siguientes requisitos para emitir facturas formales y válidas ante el SAT:

• Contar con RFC: Toda persona física o moral que realice actividades económicas debe contar con un Registro Federal de Contribuyentes (RFC) con homoclave.
• Contar con e.firma: Corresponde a la firma digital que proporciona el SAT y autentica la identidad del contribuyente en trámites fiscales.
• Obtener un Certificado de Sello Digital: El CSD es un archivo electrónico que el SAT asigna. Este archivo asegura la conexión auténtica entre una persona o empresa y su clave pública. Es indispensable para generar facturas electrónicas.
• Usar un proveedor autorizado de certificación (PAC): El PAC valida las facturas electrónicas y las envía al SAT para su registro. Todos los sistemas aprobados, como docDigitales, cuentan con uno.
• Utilizar sistemas de facturación autorizados: Puedes optar por las herramientas gratuitas del SAT o sistemas comerciales compatibles.
• Emisión de CFDI: Los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), o factura electrónica, deben incluir todos los elementos clave dispuestos por el SAT.
• Cumplir con los catálogos del SAT: Los conceptos facturados deben alinearse con los códigos autorizados por el SAT.
• Conservar las facturas: Es obligatorio almacenar las facturas emitidas y recibidas durante al menos cinco años.
• Actualizar datos fiscales: Confirma que tus datos fiscales estén al día, incluyendo cambios de domicilio o actividad económica.
• Cumplir con el régimen fiscal aplicable: Según el tipo de contribuyente, es importante facturar conforme al régimen al que pertenezcas.

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Importancia de la facturación electrónica para las pymes

Desde su implementación, la facturación electrónica ha transformado la forma en que las empresas manejan sus operaciones. Para las pymes, representa una oportunidad para mejorar la eficiencia, garantizar el cumplimiento fiscal y mantenerse competitivo en un entorno empresarial cada vez más digital.

Preguntas frecuentes de las pymes sobre la facturación

1. ¿Qué pasa si no emito facturas en mi negocio? No emitir facturas puede acarrear sanciones legales y fiscales. En México, es una obligación de ley y el incumplimiento puede resultar en multas o el cierre del negocio.

2. ¿Es obligatorio emitir facturas a todos los clientes? Depende del régimen fiscal y el tipo de transacciones. En algunos casos, solo se exige facturar a clientes que lo soliciten o cuando el monto supere un límite establecido. También es común emitir una factura global para agrupar varias transacciones en una sola factura.

3. ¿Qué sucede si un cliente no paga una factura? La factura sigue siendo un documento válido para reclamar el pago, incluso por vías legales. Si hubo problemas con la transacción o no se realizó, hay procesos de cancelación establecidos por el SAT. Estos procesos eliminan la validez de una factura emitida.